Vraag
Mogen lokale besturen gegevens uit het rijksregister raadplegen en gebruiken?
Mogen lokale besturen en mandatarissen gegevens uit de bevolkingsregisters raadplegen en gebruiken om bv. huwelijksjubilarissen of eeuwelingen te feliciteren?
Antwoord
Artikel 5 van het koninklijk besluit van 16 juli 1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het vreemdelingenregister bepaalt dat de gemeentelijke diensten en de diensten die afhankelijk zijn van het O.C.M.W. de bevolkingsregisters alleen kunnen raadplegen voor interne doeleinden. Welke lading het begrip 'interne doeleinden' juist dekt is niet duidelijk, want het KB geeft geen sluitende definitie.
Volgens de Omzendbrief BB 2011-2 van 1 juli 2011 en de Algemene Onderrichtingen betreffende het houden van de bevolkingsregisters van de FOD Binnenlandse Zaken (gecoördineerde versie van 31 maart 2019), mogen gemeenten de bevolkingsregisters raadplegen en gebruiken binnen deze krijtlijnen:
- “De raadpleging en het gebruik van de bevolkingsregisters in het kader van een specifiek doelgroepenbeleid of van specifieke communicatie met sommige bevolkingsgroepen, moet passen in een geregeld beleid van het gemeentebestuur. Het kan niet het initiatief zijn van een of meer mandatarissen of personeelsleden. Het college van burgemeester en schepenen kan de opdracht geven om het bevolkingsregister te raadplegen in het kader van de interne doeleinden van het bestuur. Dat zijn de doelstellingen die passen binnen de bevoegdheid van de gemeenten als openbaar bestuur. Het kan in dat verband zowel gaan om toegewezen bevoegdheden als om initiatieven die de gemeente neemt op basis van haar autonomie.”
- “Elke consultatie van het bevolkingsregister moet passen in de uitvoering van een regelmatige beslissing, genomen door het bevoegde politieke orgaan van de gemeente, waaruit het doel van de raadpleging blijkt. In geen geval mag het college de opdracht geven om het bevolkingsregister te raadplegen zonder toepassing van een dergelijke gemeenteraads- of collegebeslissing.”
- “De gegevens mogen alleen gebruikt worden om de doelstelling te bereiken die in de gemeenteraadsbeslissing of in het collegebesluit is aangegeven. In geen geval mag een afzonderlijk lid van het college, een raadslid of een personeelslid deze gegevens op persoonlijke titel of voor andere doeleinden gebruiken of ze ter beschikking stellen van derden als die erom verzoeken.”
- Een lokaal bestuur hoeft niet voor iedere individuele consultatie een afzonderlijke gemeenteraads- of collegebeslissing te nemen. Het gemeentelijke orgaan mag de beslissing algemeen formuleren. De inhoud en de doelstelling moet echter duidelijk zijn zodat daarover geen misvattingen kunnen ontstaan. Elke consultatie die past binnen die inhoud en doelstelling, valt dan onder de algemene beslissing en is daardoor legitiem. Nieuwe, afzonderlijke beslissingen voor gelijkaardige consultaties hoeven niet meer.[1]
Het is in de eerste plaats de verantwoordelijkheid van het bevoegde gemeentelijke orgaan om het doel van de raadpleging duidelijk te bepalen in zijn beslissing. Als de gemeenteraad beslist dat de gemeentediensten de bevolkingsregisters mogen raadplegen zodat het college een jubilaris kan bezoeken om de felicitaties van het gemeentebestuur over te brengen, dan stemt dat overeen met de omzendbrief.
Bij felicitaties aan bv. huwelijksjubilarissen of eeuwelingen moet het initiatief uitgaan van het gemeentebestuur. Uit de tekst moet duidelijk blijken dat het gemeentebestuur de opdrachtgever is en niet de schepen of de burgemeester. Het moet duidelijk zijn dat het niet om een privé-initiatief of om politieke promotie gaat van een individuele mandataris. Brieven verzenden aan jubilarissen gebeurt best volgens vaste procedures, zodat iedereen binnen de gemeente duidelijk weet wat kan en niet kan.
Raadsleden hebben recht van inzage in alle dossiers, stukken en akten die het bestuur van de gemeente betreffen (artikel 29 van het decreet over het lokaal bestuur) en derhalve ook in het overzicht van de dagelijkse inkomende en uitgaande briefwisseling. Raadsleden zijn echter ook gebonden aan de geheimhoudingsplicht en mogen deze informatie niet gebruiken voor persoonlijke doeleinden.
Meer info:
Standpunt van de Gegevensbeschermingsautoriteit
[1] Zie antwoord minister Geert Bourgeois op vraag om uitleg 2875 van Linda Vissers