Voor elk lokaal bestuur is een kwalitatieve dienstverlening aan burgers en ondernemingen een van de belangrijkste taken. Een kwaliteit die deels afhankelijk is van de degelijkheid en het functioneren van de software en ICT-infrastructuur die ter ondersteuning gebruikt wordt.
Een goed functionerende ICT-infrastructuur en software moet betrouwbaarder zijn, minimaal beheer geven, minder geld kosten en continue verbetering en vernieuwing mogelijk maken. Dat ICT steeds belangrijker wordt voor een goede dienstverlening is ondertussen duidelijk. Op zich omvat ICT als containerbegrip echter een zeer brede waaier aan kennis en technische infrastructuur zoals software, databases, hardware, netwerken, informatiebeheer en -veiligheid, aansluitingen op authentieke gegevensbronnen en alle andere mogelijke voorzieningen.
Het grootste deel van die technische infrastructuur wordt door een grote groep van externe leveranciers beheerd. Vooral bij het gebruik van externe partners is de behoefte aan goede en solide afspraken, onder de vorm van contracten, een sterk aandachtspunt.
Niet in het minst met de komst van de algemene verordening gegevensbescherming (AVG/GDPR), beoordeel je de bestaande onderhoudscontracten maar beter eens opnieuw, hoofdzakelijk met verwerkers van gegevens en hun onderaannemers. Dit zijn in de praktijk zowat alle softwareleveranciers die met persoonsgegevens en bij uitbreiding de gevoelige persoonsgegevens aan de slag gaan in hun toepassingen. De AVG legt de bepalingen en voorwaarden voldoende vast, dus ga alvast met de bestaande contracten aan de slag om deze te beoordelen en de nodige wijzigingen aan te brengen maar neem dit ook mee bij nieuwe aanbestedingen.
Ook bij Cloud oplossingen – waar steeds meer besturen over nadenken – is een sterk onderhoudscontract van primordiaal belang. Het verleggen van de hulpbronnen buiten de organisatie, vergt een “zekerheid van functioneren” die als het er op aan komt enkel kan afgedwongen worden met een goed (onderhouds)contract.
Goed opdrachtgeverschap begint alvast bij het vastleggen van degelijke modaliteiten waarbinnen de relatie tussen het lokaal bestuur en de externe partner worden vastgelegd. Reeds bij het opmaken van bestekken voor alle mogelijke oplossingen die worden ontwikkeld, in gebruik genomen en onderhouden door externe ICT-leveranciers, dienen deze afspraken vastgelegd te worden.
V-ICT-OR geeft in samenwerking met KING en een aantal andere stakeholders, een boekje uit rond “goed opdrachthouderschap” waarin alle aandachtspunten samengevat werden in een reeks van artikels waaraan een goed bestek dient te voldoen. Dit boekje wordt gratis aan onze leden aangeboden op ons najaarscongres ManageIT - “samen lossen we het op!” – op 21 november 2017 in Antwerpen.
Goed opdrachtgeverschap is van essentieel belang om de doelstellingen van uw lokaal bestuur te behalen en zo meer grip te krijgen en te houden op dienstverlening, bedrijfsvoering, beveiliging en kosten.