Samen lossen we het op! Kom naar Manage IT op dinsdag 21 november 2017

“Amplifiers” 
Jan De Schepper

De dalende productiviteit dreigt onze welvaart en welzijn te ondermijnen. Leidinggevenden zijn cruciaal om deze evolutie om te draaien. Ze installeren ‘Amplifiers’ in de organisatie om contra-productieve systemen te ontmijnen en het bedrijf in beweging te houden.

De Human cloud – waar je verbindingen kan leggen tussen de mensen – is hier meer dan ooit aan de orde. In deze disruptieve tijden moet je het verschil maken door nieuw leiderschap te demonstreren. Als leidinggevende is het zaak om hier op de juiste manier mee om te gaan en een team uit te bouwen dat niet alleen complementair is maar vooral de onderlinge samenwerking op een hoger niveau brengt waardoor de productiviteit een boost krijft.

Veel van de benodigde skills vinden we terug in het denken van topsporters en topcoaches. Zij zijn in staat om snel te anticiperen en te manoeuvreren, te vereenvoudigen. Ze zijn misschien beter dan wie ook in staat om vertrouwen te geven, efficiënt te communiceren maar ook om hun team naar een hoger niveau te brengen.

Jan De Schepper is Belgisch Bedrijfsleider en tevens bestuurder bij verschillende bedrijven en organisaties. Tot 2009 was hij actief als CEO van Telindus en VP bij Proximus.

Bedrijven en overheden.

Het blijven vaak twee aparte werelden en de relatie blijft beperkt tot die van klant en leverancier. Maar om de uitdagingen van de 21^steeeuw aan te pakken zullen we open moeten ondernemen. Open ondernemen betekent samenwerken met diverse partners en open staan voor nieuwe verbanden, modellen en systemen. De toekomst tussen (lokale) besturen en bedrijven zal er één zijn van samen, open en duurzaam. Hans Maertens, gedelegeerd bestuurder van Voka, geeft een voorzet voor open te ondernemen tussen bedrijf en bestuur.

Hans Maertens is gedelegeerd bestuurder van de Vlaamse Werkgeversorganisatie Voka, Vlaams netwerk van ondernemingen.

Panelgesprek "Samen lossen we het op"
Bruno Segers, Frank Geets, Hans Maertens, Jan De Schepper, Eddy van der Stock

Maar is dit zo? H2020, Digital Agenda Europe, digital transformation program, Digital Belgium, Vlaanderen Radicaal Digitaal, Smart Flanders, … stuk voor stuk lopende en ambitieuze projecten om tot een digitalisering van onze overheden te komen. Het lijkt wel alsof iedere overheidslaag zijn eigen programma kent. Moeilijk om volgen als je als lokale overheidslaag onderaan de keten bengelt en alle programma’s, hun uitwerking en hun doelstellingen, als een trein ziet voorbijgaan. Maar ook KMO’s krijgen het steeds moeilijker om de interactie met de overheid op te volgen. Portalen volgen elkaar op en lijken de regelgeving niet meteen te gaan vereenvoudigen.

De uitgezette doelstelling om binnen de digitale top drie van Europa te komen tegen 2020, lijkt wel in een versnipperd landschap van initiatieven en belangen terecht te komen. We scoren ondertussen goed op connectiviteit en op de digitalisering van de ondernemingen zelf, maar ook de overheid kan natuurlijk niet achterblijven.

Om vanuit diverse actieplannen zowel burgers als ondernemingen tegen 2020 in staat te stellen alle contacten met de overheid digitaal te laten verlopen, via “gebruiksvriendelijke toepassingen”, is er nog werk aan de winkel. Zo blijft de online interactie met de overheid voorlopig toch nog op een laag pitje. De huidige 54,9 procent van de landgenoten, zijn goed voor een tiende plaats in de Europese ranglijst.

Voor wie van cijferfetisjisme houdt stegen we ondertussen opnieuw gestaag in de “e-Government Development Index 2016” naar de 19de plaats – ofwel de 12de Europese plaats – wat een verbetering is ten opzichte van de 25ste plaats in 2014, maar nog steeds de 16de plaats in 2010 niet overwon. Merken we deze “vooruitgang” voldoende op het terrein, waar KMO’s en lokale besturen de dagelijkse problematiek verwerken, of geven de cijfers enkel voldoening aan de statistieken?

We kijken er kritisch naar tijdens ons panelgesprek met vertegenwoordigers van de overheid en KMO’s en leggen hen de nodige kritische vragen voor …

Alvast een voorsmaakje …

• Waarom zijn er zoveel verschillende opgezette trajecten en constructies die met volle ambities keer op keer terechtkomen in een tekort aan budget, visie, daadkracht, …?
• Waarom wordt er niet meer samengewerkt tussen de private en de publieke sector in het samen oplossen van deze digitale transformatietrajecten?
• Is de intergouvernementele samenwerking van Europa tot en met lokaal voldoende geoptimaliseerd om de uitdagingen rond digitale transformatie grondig aan te pakken?
• Zijn onze vaak logge administratieve processen opgebouwd uit een alsmaar wijzigende regelgeving wel te digitaliseren/automatiseren of dienen we nog meer tabula rasa toe te passen om de overheid D(igit).0 uit te denken?
• Wie speelt welke rol in dit digitaliseringstraject en waar schieten we tekort?
• Welke goede voorbeelden dienen we steviger neer te zetten?

"Wij lossen het op" - outline ingediende projecten

1. Hoe zet ik de juiste IT profielen in?
   Je staat op het punt een aanwerving te doen van een ICT-medewerker of wenst extra ICT capaciteit in te zetten. De keuze van het profiel is al een eerste zware oefening op zich. Kies ik voor een generalist of voor een specialist? Een strategisch of een operationeel denker? Past alles zo maar in één profiel? Wat is de juiste balans tussen interne en externe profielen? Tot slot hoe krijg ik deze mensen naar de lokale publieke sector en hoe behouden binnen de voorwaarden die we als lokaal bestuur kunnen aanbieden? … stuk voor stuk terechte vragen voor Managers die voor moeilijke keuzes staan als het gaat over de inzet van ICT-capaciteit. De stad Sint-Niklaas komt haar probleem schetsen.
   

   Duiding door Jo Crappé, Departementshoofd Strategische Coördinatie Digitalisering Stad en OCMW Sint-Niklaas.

2. Hoe lossen we de centralisering van de contactgegevens op?
   Contactgegevens actueel houden is al een uitdaging op zich, zeker in een omgeving waar alle softwaretoepassingen nog eens met een eigen contactenbestand werken. De meeste van die gegevens zitten dan nog eens in één of andere authentieke gegevensbron en worden alleen maar verrijkt op het lokale niveau.  Één contactenbestand zou dus in principe alle softwaretoepassingen voeden en niet omgekeerd.  Dit zou een lokaal beheerd contactenbestand moeten zijn, gevoed met de basisgegevens vanuit het rijksregister/KBO... De reden waarom het lokaal dient beheerd te worden is omdat de meeste gegevens ook door de lokale besturen accuraat worden gehouden. Alveringem komt ons vertellen waarom dit in hun lokaal bestuur een blijvend probleem is.
   
   Duiding door Tine Vandenbroucke, gemeentebestuur Alveringem

3. Wanneer krijgen we één gebruikersbeheer voor alle bovenlokale toepassingen? (Vlaanderen)
   Het gebruikersbeheer van de Vlaamse overheid is dé oplossing om gebruikers en hun toegang tot digitale toepassingen of middelen centraal te laten beheren.  In de praktijk bestaat er daarnaast nog een pak “siloportalen”: KSZ, onderwijs, sociale fraude, …
   In deze sessie gaan we in debat over het uniformiseren van de loketten op Vlaams en federaal niveau.
   
   Duiding door Luc Jolie, gemeentebestuur Aalter.

4. To cloud or not to cloud?  (Privacy commissie) 
   Ga je als gemeente naar de cloud? Als je gegevens in de cloud plaatst is de kans is groot dat deze gevoelige persoonsgegevens bevatten. Als gevolg daarvan is de wet bescherming persoonsgegevens van toepassing. Deze wet bepaalt dat het opslaan van persoonsgegevens in de cloud is toegestaan, als met de cloudprovider een verwerkersovereenkomst wordt gesloten.
   Hierin stelt de gemeente wettelijk vastgelegde eisen aan de cloudprovider, onder meer op het gebied van beveiliging en de manier waarop deze gegevens worden behandeld. Het lastige is dat de aanbieders van de clouddiensten een door de gemeente opgestelde verwerkersovereenkomst vaak niet accepteren, maar in plaats daarvan hun eigen standaardvoorwaarden hanteren. Welke bepalingen kunnen er collectief opgelegd worden aan alle Cloud leveranciers? Zijn er lijsten van leveranciers die niet voldoen aan deze eisen?
   
   
5. Waar zitten welke gegevens in onze organisatie?
   Aan onze softwareleveranciers werd gevraagd een 'grafisch overzicht' te krijgen van de applicaties die wij van hen in gebruik hebben en de koppelingen die er op vandaag al tussen liggen. Ik ga er van uit dat zij dat liggen hebben om goede service te kunnen bieden.
   Uit zo'n tekening (niet onbelangrijk o.a. ifv GPDR) kan dan ook opgemaakt worden waar we nog efficiëntiewinsten kunnen boeken.
   Nu blijkt dat de leveranciers dit niet zo maar kunnen geven, ze hebben er met andere woorden zelf geen overzicht van. Enige manier is om een betalende consultancy opdracht aan hen toe te kennen voor 2 of meer dagen, aan iets meer dan 1000 euro per dag. Dit om dan in kaart te brengen wat zij bij ons geïnstalleerd hebben en waar er verbeterpunten zijn ...? Is deze manier van werken normaal?

   Duiding door Luc Velghe, gemeentebestuur Zwevegem en Hendrik Van Haele, Stad en OCMW Eeklo

"Samen lossen we het op"

Tijdens dit onderdeel van ons dagprogramma stellen we de oplossingen van de voorgelegde uitdagingen en problemen aan u voor. Naast een potentiële oplossing trachten we ook de juiste stakeholders uit te zetten om deze oplossing ook in de praktijk opgelost te zien.

Aangezien dit een brede oproep is kijken we ook naar probleemstellingen en uitdagingen die ons tijdens de congresdag werden aangereikt. Deze worden op het einde van de congresdag opgelijst en uitgezet in een mogelijke plan van aanpak.

Tot slot …

Met deze congresdag wil V-ICT-OR vzw niet alleen de pijnpunten in onze digitale transformatie blootleggen, we willen ze samen met jullie ook gaan aanpakken.

Dit vooral door alle stakeholders rond de tafel te brengen en door samen wat impliciet op de werkvloer gebeurt, expliciet te maken voor iedereen.