Degelijk contractbeheer is geen evident gegeven voor lokale besturen. Daarom enkele nuttige tips vanuit het werkveld.
- Begin met organisatiebreed de contracten in kaart te brengen
Maak een inventarisatie van de bestaande contracten (bv. door bevraging van de diensten en inventarisatie van de gevoerde overheidsopdrachten.
- Puur je contracten uit tot de hoogstnoodzakelijke
Eens de contracten in kaart zijn gebracht kun je snel de moeilijkheden opsporen: vervallen contracten, te dure contracten die opnieuw moeten onderhandeld worden of vervangen worden, overbodige contracten …
- Bepaal welke informatie je per contract wilt bijhouden
Denk daarbij aan (maar pas gerust aan):
- Start- en einddatum (belangrijk om een nieuwe gunning tijdig te kunnen starten)
- Voorwerp contract
- Betrokken dienst / verantwoordelijk ambtenaar (‘contractbeheerder’)
- Totaalbedrag contract
- Eventuele wekelijkse/maandelijkse/jaarlijkse te betalen bedragen
- Van toepassing zijnde prijzen
- Garantietermijnen indien van toepassing
- Bijkomende specifieke bepalingen indien van toepassing
- Bepaal hoe je het contractbeheer opvolgt
Stad Pepingen werkt bv. met een eenvoudige spreadsheet, terwijl stad Mortsel een lijst genereert via gespecialiseerde software (zie https://overheid.vlaanderen.be/goede-praktijken/contractbeheer-aan-de-hand-van-een-overzichtslijst).
- Communiceer waar de medewerkers de overzichtslijst van contracten kunnen raadplegen
Als iedereen weet waar het staat, zal iedereen er op termijn ook gebruik van maken.
- Bepaal waar je de contracten zelf digitaal gaat bijhouden en communiceer dit ook
Zorg dat de contracten die bij elkaar horen bij elkaar staan. Bewaar alles liefst op een centrale, voor iedereen toegankelijke plaats (servermap, cloud, in een CRM-tool …). Zorg dat iedereen weet hoe het overzicht wordt bijgehouden en waar ze dit kunnen vinden.
- Ga na of je de contracten ook fysiek moet bewaren en hoe lang
Heb je een fysieke dubbel nodig van je contract of niet? Bepaal ook de bewaartermijn van de contracten. De Vlaamse overheid geeft alvast de aanzet: https://www.vlaanderen.be/economie-en-ondernemen/boekhouding-en-fiscaliteit/hoe-lang-moet-ik-documenten-bewaren
- Bepaal de verantwoordelijke(n) om de overzichtslijst actueel te houden, en hoe vaak die check moet gebeuren
Zo ben je er zeker van dat de gegevens steeds kloppen. Bepaal ook hoe frequent die update moet gebeuren.
- Communiceer aan wie de diensten welke informatie moeten doorgeven bij het aangaan van nieuwe contracten/verbintenissen
Als de info bij de juiste persoon terechtkomt, dan kunnen nieuwe contracten snel in het overzicht worden opgenomen, incl. de relevante gegevens.
- Leg vast wie de verantwoordelijkheid draagt om met nieuwe gunningen te starten
Zo kan de nodige info aan het begin van de gunningsprocedure aan deze persoon aangeleverd worden.
- Maak gebruik van de informatie over opdrachthouderschap op vlavirgem.be
Via https://www.v-ict-or.be/oplossingscatalogus/purchase-support kunt u als lid van V-ICT-OR de digitale versie van het boekje Handleiding voor goed opdrachtgeverschap bij IT aanbestedingen raadplegen, boordevol tips om je bestekken nog accurater uit te schrijven. Zo kunt je jouw bestekken nog kwalitatiever opstellen door o.a. vereisten rond gegevensbescherming, hostingsystemen, referentiekaders en standaarden erin op te nemen. De website refereert ook naar het ‘digitale draaiboek’ van de Vlaamse overheid, waar de regels rond overheidsopdrachten stap per stap worden verduidelijkt met de nodige verwijzingen naar de relevante wetgeving.
- Link contracten met andere elementen in je CRM-systeem
Gebruik je een CRM-systeem, dan kun je contracten linken met andere elementen, bv. de leverancier van wie het contract afkomstig is, de intern verantwoordelijke …
- Gebruik een CRM om vervaldatums bij te houden
Heb je een CRM-systeem of een ander systeem waarmee je contracten beheert? Zorg dat je een waarschuwing krijgt als een vervaldatum van een contract dreigt te verlopen (bv. 6 maand op voorhand). Zo geef je jezelf de tijd om met de nodige marge een nieuwe aanbesteding uit te voeren. Dan hoef je niet overhaast in een nieuwe oplossing te duiken, maar kun je het bestek met de nodige zorg en met de correcte vereisten opstellen en uitzetten.
- Link je contracten aan een inventaris van software om te zien voor welke programma’s je allemaal al contracten hebt liggen en voor welke niet
Vul de ontbrekende contracten aan, en vervang tijdig de contracten die dreigen te vervallen.