De digitale module evenementenloket is ontworpen, met als trekker de stad Kortrijk, om het proces van het aanvragen en organiseren van evenementen op openbaar domein te stroomlijnen en te optimaliseren. Een werkgroep werd betrokken in de ontwikkeling van deze module, waarbij de huidige processen (as is) werden geanalyseerd en geoptimaliseerd (to be). Het doel was een gebruiksvriendelijk en efficiënt evenementenloket.
Het evenementenloket dient als online platform waar burgers en organisaties evenementaanvragen kunnen indienen, van fuiven tot wielerwedstrijden. De module werd eveneens ontwikkeld om administratieve last te verminderen (en zo meer tijd te bieden aan gepersonaliseerde begeleiding bij de organisatie van evenementen). Het vermijdt dubbele invoer van gegevens door te communiceren met andere relevante applicaties. Deze integraties zorgen voor een soepele uitwisseling van gegevens en informatie. Een ecosysteem waarin de lokale overheid als leidende speler fungeert en samenwerkt met verschillende stakeholders om evenementen in de gemeenschap te ondersteunen.
In Kortrijk worden jaarlijks gemiddeld zo’n 3000 evenementaanvragen via het nieuwe evenementenloket verwerkt.
Voorjaar 2024 volgt met Spotbooking een eerste integratie met GIPOD. Ook in 2024 wordt het evenementenloket uitgebreid met een module voor materiaalverhuur.
Na Kortrijk, gaat Mechelen vanaf november aan de slag met het evenementenloket, de besturen Beringen en Brasschaat volgen kort daarop.
Wens je meer informatie over het evenementenloket? Neem contact op via info@v-ict-or.be.